大众华泰印务：做好物资采购大文章

　　报纸印刷、特别是党报印刷企业，肩负着报纸安全出版、高效出版的使命，在属性上不同于一般印刷企业。因此，报纸印刷企业的物资采购，首先必须服从和服务于报纸出版的大局，其次要控制好采购成本、实现利益最大化，而以上两方面的和谐统一，就是报纸印刷企业物资采购的最高目标，这个最高目标可以概括为一句话，那就是“最佳性价比”。近几年来，大众华泰印务公司在不断强化提升整体管理水平的过程中，积极探索搞好报纸印刷物资采购的市场规律，大胆开拓创新，收到了较好的效果。下面，简要汇报一下我们的做法和体会。

　　一、实施阳光采购办法，规范印刷物资采购

　　为了规范物资采购工作，堵塞管理漏洞，从2004年开始，公司就制定了《印刷物资阳光采购管理办法》，经过几任领导班子的不断健全、完善，形成了一套系统的物资采购管理大纲，从采购工作流程、到责任考核办法等，都形成了一系列的严细规定。做为印务公司物资供应的纲领性文件，它具备以下特点：

　　一是公开透明，原则性强。实现了内容公开、程序公开、过程公开、效果公开，我们把这个办法在管理园地公示，在员工手册里面公开，接受全体员工共同监督，杜绝了暗箱操作，保证了公平公正；二是全面覆盖，不留死角。《阳光采购管理办法》对印务公司各项物资，大到纸张、油墨、设备配件，小到抹布、垃圾袋、洗涤用品，都有专门不同的采购流程。对10万元以上的物资采购，采取公开招标的方式，对不足10万元的物资采购，采取竞价谈判的方式，无论采取哪种方式，都必须货比三家，按程序办事；三是缜密细致，可操作性强。《阳光采购管理办法》大纲部分就有47项条款，从招标流程到货品出入库登记都有详细的规定。例如，对供货方有评级建档制度，根据每年物资的使用情况、供应商售后服务态度等等，对供货商评定等级，并建档备用；对出库物资有追踪制度，对于大宗物资，物资部门给物资使用方发放物资使用情况反馈表，一旦出现问题必须限期解决；对于小件物资，有以旧换新制度，符合条件的就换，不符合条件的现场查明原因，属于货品质量问题的限期追责，属于使用问题的按制度予以赔偿等。

　　按照《阳光采购管理办法》，印务公司成立了询价小组和招标小组，两个小组背靠背开展工作，既相互制约又相互支持。两个小组的组成人员专业性强，除了物资和财务部门人员外，还有物资使用部门、设备维保部门、企业管理部门的人员。基本做法是：

　　1、全面询价，为招标、竞价谈判打基础。

　　物资价格，不但是它自身价值的体现，还同时受到市场、环境、地域差等多种因素的影响，即使是同一货品，同一地域，在不同的谈判环境和语境下也可能出现不同的价格。知己知彼，百战不殆，掌握主动，通过询价小组事先做好如下工作：

　　一是网上询价。我们处在一个资讯高度发达的时代，网络是我们物资采购中一个有力的工具。我们现在使用的设备和物资，95%以上都能从网上搜索到相关的资料，询价小组人员每月都从网上遴选出符合我们使用条件的物资资料，将企业状况和物资价格变动记录在案，做为招标时的重要参考资料。二是同行业询价。询价小组与全国及省内的印刷兄弟单位保持密切联系，定期了解他们的物资进货情况。三是对某些特定物资定向询价，主要是进口设备配件物资，询价小组的一项重要工作就是搜集和掌握这些物资在国内的可替代性产品资料，尽可能选用价格较低的可替代性产品。

　　2、招标、竞价，优中选优。

　　对于符合招标条件的大宗物资，严格按照市场化的公开招标程序运作，以报业集团为主成立领导小组，指导和组织招标工作，以印务公司为主组成技术小组，做技术把关。对于不具备公开招标条件的物资，走竞价谈判的程序，一般采用“三次报价”的方法：先由参与的供应商背靠背报价；然后竞价谈判小组根据第一轮报价的情况，结合一系列综合条件作出分析判断，确定预中标价格和厂家；在第二轮价格的基础上，小组根据询价的情况，最后确定一个下浮价格作为中标标准，与供应商分别进行谈判，达成最后中标价格。经过三轮竞价谈判，优中选优，最终达到最佳性价比的目标。

　　二、全程管控，保证质量、服务不走样

　　物资采购工作不能一劳永逸、一招了之，必须加强全过程监控，保证物资质量和服务不走样。公司物资部按照6S精细化管理的要求进行日常管理，使每一件事情、每一项工作都有了具体的责任人、检查人、监督人，形成了闭环管理系统。依据6S日事日毕、日清日高原则，将原来的各部门每月集中领取耗材改为按需领用或每日一领，实现了全天24小时，包括节假日，随时可领取耗材。拖把、扫帚、报夹等物品耗材开始实行以旧换新管理办法，版材、纸张、药水等印刷耗材每日随用随领。将原每月月底的核对盘库工作改为每日一清，纸张库、辅料库、备件库、办公库的各种物品耗材均有专人负责，每日中午前提交各自日清核对报表，实现了出现问题当日解决。印前、印刷和物资三个部门结合当日实际产量，对PS版的出库量、做版量、使用量和回收量进行日清，三方共同签字确认，对于超出定额的部分，当日处罚并分析原因解决，在提高制版水平的同时，为公司节约了大量资金。

　　建立了索赔制度，对出现问题的物资，用事实和证据说服供应商赔偿，仅去年就索赔新闻纸张15吨，橡皮布16张，CTP板材600多平米，擦机布100公斤，累计挽回经济损失价值11.5万元。严把纸张入库关，做到了纸卷外观一纸一查，如有疑似问题，当场拆包装验纸，发现的破损纸张当场过称减重，每年都查堵白破纸近几千公斤，挽回4万元的经济损失。

　　三、创新增值服务，实现物资采购利益最大化

　　为使物资采购利益最大化，印务公司大胆突破，创新思路，积极探索物资增值服务新模式。2010年，我们针对胶辊的采购，与美国诺丹舜浦公司达成了采购、售后服务一揽子计划，我们称之为“保姆计划”，这个计划由两个部分组成：1、在价格竞价谈判后，由供应方提供长期的维护保养服务，保证延长物资使用寿命；2、由供应方对我们的操作人员提供长期的业务培训，通过规范使用、保养方法，达到提高物资利用率的目的。这样就大大提高了物资的性价比，实现了利益最大化。“一揽子保姆计划”合同，将传统的单纯物资采购工作进行价值延伸，现已扩展到润版液、CTP版材、橡皮布等项目，取得了显著效果。

　　四、搭建信息化管理平台，促进物资采购、供应科学化

　　2011年，我们投资建设了物资自动化管理平台---ERP和条码扫描系统，在同行业中率先实现了物资管理的自动化、信息化。利用ERP自动管理系统，全公司任何一种物资的出入库、库存和实际使用情况，都可以在当日一目了然。利用条码扫描系统，公司所有零配件都做到了上架储存，达到了合理分配库存和科学保养配件的目的，近千种设备配件全部实行编码管理，寻找任何一种设备配件的时间不超过五分钟，极大提高了生产效率。该系统建立后，实现了配件管理“管用分开”，由物资部门专人负责配件的保管、发放和日常保养，延长了配件的使用寿命，更重要的是，公司技术设备部门可以全面掌握配件的库存和利用情况，避免了重复采购和长期闲置造成的无谓浪费。

　　经过近几年持续不断地努力，我们在印刷物资采购管理上，走出了一条符合市场规律、切合公司实际的阳光大道，为报纸的高质量、安全正点印刷出版提供了可靠保障。与此同时，物资采购成本也大幅度降低，步入了印量增加、物资采购成本不升反降的良性循环，粗略估算，近三年共节省物资采购成本近500万元，实现了社会效益、经济效益双丰收。